De zomer begint en je wilt genieten en niet gestrest zijn door een bomvolle inbox. Je wilt liever lekker naar buiten om gezellig een terrasje te pakken met je vrienden, de hond uitlaten in het bos, zandkastelen bouwen met je kids op het strand, een heerlijk boek lezen, etc. De kunst is dan ook om de inbox nu vast zoveel mogelijk in de goede richting te sturen. Hierbij een paar tips en valkuilen speciaal voor de vakantie. Hoe bespaar je veel tijd en kun je dus zelf nog veel meer acties voor je zomervakantie wegwerken?

Mail checken

Zorg dat je vaste blokken in je dag hebt waarop je de mail checkt.Zet daar niet een luxe uur neer, maar dwing jezelf meer vaart te maken. Dan beslis je sneller. Anders dwaal je op gegeven moment veel meer af. Snelheid erin houden, meer efficiëntie, meer rust in de zomervakantie.

Beperk het gebruik van submappen, labels, sterren en kleuren

Houd het aantal labels, sterren en kleuren beperkt zodat je ze snel weet toe te kennen.

Werk van boven naar beneden en beslis snel

Niet eerst de belangrijkste krenten uit de pap proberen te vissen, dan ben je langer bezig. Ga ook vooral niet iedere mail apart prioriteren want zodra er iets verandert, wijzigen ook de prioriteiten weer. Vaak kost het enorm veel extra tijd om dat soort dingen weer aan te passen. Bepaal liever aan het eind van de dag welke zaken je de volgende werkdag echt af wilt hebben. Hang daar dan een prioriteit aan en begin daar ’s morgens mee. Dan wordt je het minst gestoord met nieuwe vragen.

Stop met jezelf indekken!

Vaak is het mailen naar collega’s binnen hetzelfde pand een vorm van uitstelgedrag of wil je jezelf indekken tegen mogelijke fouten en blijven jullie elkaar om iets onbenulligs vaak meerdere keren mailen terwijl je vlak bij die persoon zit. Loop erlangs, sla diverse digitale actiestappen over en bevestig alleen indien echt nodig hetgeen is afgesproken. Maar vaak is zelfs dat niet nodig en hoef je alleen de vervolgstap te maken. Scheelt al snel enorm veel tijd en frustratie als je al die mailtjes en wachttijden bij elkaar optelt.

Vaste afstemtijden

Heb je iedere dag veel afstempuntjes bij dezelfde collega en zou je de hele dag wel met elkaar kunnen mailen. Spreek dan liever met elkaar een vast tijdstip af voor iedere dag en spaar die acties op voor dat moment, bijv. 10 minuten of een kwartiertje, waarop je beiden even je vragen en feedback over en weer snel kunt afvuren en dan beiden weer verder kunt. Dan hoef je alleen bij spoedzaken tussendoor nog te storen. Het geeft meer structuur en meer rust voor beiden. ‘t Werkt als een tierelier. Je gaat daardoor veel gestructureerder en efficiënter werken.

Pak de telefoon of ga kort doelgericht Skypen

Een beller is sneller. Zeker bij onduidelijke zaken of het maken van een afspraak bij tegenstrijdige agenda’s: Pak de telefoon. Goed om de band onderling te versterken met je zakenrelatie en veel sneller geregeld. Of regel een Skypegesprek. Houd het wel doelgericht! Geen koetjes en kalfjes.

Niet het wiel steeds zelf opnieuw uitvinden

Maak gebruik van de kennis van je relaties en/of collega’s om tips te vragen. Je wilt niet steeds opnieuw het wiel uitvinden. Misschien hebben ze een handige tip zodat je na de lunch of netwerkborrel gelijk verder kunt. Dat scheelt voor jou een hoop zoekwerk en je hoeft het niet te mailen naar ze. Zalig efficiënt… Veel minder mail te typen, te lezen en te archiveren/verwijderen!

Afmelden ongewenste nieuwsbrieven

Wees zuinig op je tijd. Volg alleen wat echt interessant is voor je. Google is je beste vriend als je eens informatie nodig hebt. Dus al die nieuwsbrieven hoef je echt niet van iedereen te blijven volgen. Dat is dan weer de categorie “de agenda van de ander”, het is vaak niet in jouw eigen belang. Er zijn ook apps voor om nieuwsbrieven weer snel te kunnen ontvolgen. Zeker voor de vakantie handig!

Automatiseren

Probeer zoveel mogelijk te automatiseren d.m.v. regels, doorzetten van mail naar een bepaalde map, etc. Bijvoorbeeld voor de Cc:

Filter de Cc eruit.

Sta je vaak in Cc van andere mail? Erg onoverzichtelijk in je mailbox dus. Mail waarin jij in Cc staat kun je in een andere kleur weergeven en in een aparte submap plaatsen door het invoeren van regels. Zo zie je sneller welke zaken er actie van jou vragen en welke je alleen ter info moet lezen (wat overigens wel belangrijk kan zijn). Maar die kun je dan gebatched lezen op een moment dat voor jou handig werkt.

Vermijd de  Cc zoveel mogelijk

Dwing anderen om niet bij iedere mail jouw naam er in Cc bij te zetten, het geeft jou onnodig onrust als je overal een cc van krijgt, het kost jou veel onnodige tijd en de ander moet zijn/haar eigen boontjes leren doppen zonder achter jou te verschuilen. Laat de verantwoordelijkheid bij degene die hem moet hebben.

Gebruik de onderwerpregel beter

Voeg de juiste info toe zodat de gevraagde actie aan de ander snel duidelijk is vanuit de inbox. Als zij dat ook doen, is het voor jou ook handiger. Welke actie? Ter info (FYI)? Actie (A)? Bellen (B)? Wanneer? Met wie? Waarover?  Zeer beknopt? Dan veel mogelijk in 1 regel!  Houdt de inhoud van de tekst ook kort! Welke situatie, de vraag, het doel, wanneer nodig, eventueel voorstel waarop met ja of nee geantwoord kan worden of zeer beknopt?

Automatisch beantwoorden en/of mail doorzetten

Activeer tijdens je vakantie de automatische beantwoording in je mailbox. Leg de verantwoordelijkheid terug bij de zender. Jij bent er niet. En je wilt niet dat je aan het eind van je vakantie alles nog moet oppakken. Zorg dus voor een goede tekst erin. Verwijs door. Laat ze zelf meer nadenken voor een oplossing tijdens jouw afwezigheid en zorg ervoor dat jij niet in je vakantie je mail hoeft te blijven checken. Neem een duidelijk standpunt in: Je bent er niet, je hebt vakantie en bent niet bereikbaar. Als je de verantwoordelijkheid terug legt, heb je na je vakantie veeeeel minder acties liggen. Dan hebben ze al veel meer zelf opgelost. Je moet de ander soms echt een beetje opvoeden. Hihi.

Archiveren?

Ook daarvoor zijn manieren om dat te versnellen. Gebruik dan bijv. quicksteps!

Ik wens jullie voor nu een heerlijk weekend en een fijne schoolvakantie en goede voorbereidingen voor de zomervakantie. Heb je korte vragen? Stel ze me gerust via: info@detimemanager.nl of hieronder. Dan help ik je graag verder.

Groetjes,
Christel