Legally SMART the BLOG I: Algemene Voorwaarden

Hi mooie vrouw!

Mijn naam is Naomi Gezius en met mijn juridisch adviesbureau Legally SMART help ik ondernemers met al hun juridische kwesties. Het is mijn persoonlijke missie om ondernemers juridisch beter onderlegd te maken en ervoor te zorgen dat ze ook hun juridische zaken vanaf het begin in orde maken! Iedere eerste maandag van de maand zal ik middels deze blog een juridisch onderwerp uitlichten.

Laten we meteen van start gaan met het meest verzochte document in mijn praktijk: de algemene voorwaarden (verder: AV). Waar een contract de rechtsverhouding tussen jou en een specifieke klant/opdrachtgever (verder: wederpartij) regelt, zijn de AV van toepassing op al jouw wederpartijen. Ze regelen dus als het ware de spelregels die je altijd van toepassing wilt laten zijn op een opdracht/order.

Enkele voordelen van de AV zijn:

1. Al je voorwaarden staan overzichtelijk in een document;
2. Je AV KUNNEN op al jouw klanten van toepassing zijn;
3. Je hebt geen ingewikkeld ondertekening proces;
4. Je hoeft de AV maar een keer te laten opstellen en dus niet voor iedere opdracht/order een nieuw contract te maken.

Maar wat weet je nou eigenlijk echt van de AV? Weet je wat er in ieder geval in moet staan? Weet je wanneer ze geldig zijn, weet je hoe je dat kan bewerkstelligen? En een juridisch document zou natuurlijk geen juridisch document zijn als er niet minstens 1 valkuil zou zijn… I know, ik heb het ook niet verzonnen.

Wat je in ieder geval NIET in je AV wilt hebben staan zijn kernbedingen. Een kernbeding gaat over een aspect van de opdracht die specifiek op die opdracht ziet. Denk daarbij bijv. aan de hoogte van de vergoeding, de specifiek uit te voeren werkzaamheden of andere speciaal met die klant overeengekomen punten.

Waar wil je in ieder geval wel iets over zeggen in je AV:

• Aansprakelijkheid: wanneer en waarvoor ben je aansprakelijk.
• Betaling/
• betalingstermijn: en dan vooral wat er gebeurt als er niet op tijd wordt betaald (dus niet de hoogte van de vergoeding, dat is een kernbeding).
• (Tussentijdse) Beëindiging van de overeenkomst: is tussentijds opzeggen mogelijk en wat zijn de gevolgen daarvan?

Andere bedingen die voor kunnen komen in de AV zijn:

• Definities
• Totstandkoming overeenkomst
• Uitvoering opdracht
• Levering
•  Wijziging/ intrekking de opdracht
• Verplichtingen opdrachtgever
• Vergoeding
• Duur overeenkomst
• Beëindiging overeenkomst
• Overmacht
• Klachten
• Geheimhouding
• Eigendomsvoorbehoud en zaken van opdrachtgever
• Intellectueel eigendom
• Toepasselijk recht en forumkeuze (bevoegde rechter)
• Vindplaats en wijziging AV
• Inhuren personeel
• Ter beschikking stellen materiaal door opdrachtgever
• Ter beschikking stellen materiaal door opdrachtnemer

Welke bedingen van belang zijn voor je AV hangt af van het type onderneming dat jij hebt en verschilt dus per geval. Vandaar dat je juristen altijd over op maat gemaakte AV hoort. Ook in dezelfde branche kunnen AV dus inhoudelijk verschillen.

Wanneer is je wederpartij ook daadwerkelijk gebonden aan je AV?

AV komen tot stand door aanbod (door jou als gebruiker) en aanvaarding (wederpartij). Het aanbod van de gebruiker kan in meerdere vormen geschieden en kan ook in een of meer gedragingen besloten liggen.

De aanvaarding door de wederpartij kan expliciet of stilzwijgend. Een voorbeeld van een stilzwijgende aanvaarding is dat jij in de overeenkomst/ opdrachtbevestiging verwijst naar de AV, de wederpartij de overeenkomst/ opdrachtbevestiging aanvaardt en daarmee ook de AV. De wederpartij is dan gebonden aan de AV ondanks het feit dat hij of zij niet op de hoogte is van de inhoud; dit mag wettelijk gezien.

Het is belangrijk dat je je AV in een zo vroeg mogelijk stadium ‘ter hand stelt’. Dat kan je doen middels e-mail, ter plaatse (bijv. een winkel of een stand), of een verwijzing naar de vindplaats (bijv. op je website). Je moet dat wel doen voordat de overeenkomst tot stand komt, bijv. bij het uitsturen van een offerte of opdrachtbevestiging. Stuur je je AV pas voor het eerst met de factuur uit dan ben je te laat. Dit kan vergaande gevolgen hebben als je wederpartij hier een beroep op doet. Hij of zij kan je AV dan (deels) vernietigen wat betekent dat deze (deels) niet meer geldig zijn. Dat moet je natuurlijk niet willen.

AV en consument

Het bovenstaande is van toepassing op de situatie waarin de wederpartij een consument of professionele partij is. Een consument is iemand die niet handelt in de uitoefening van zijn of haar beroep of bedrijf. Consumenten genieten extra bescherming als het op AV aankomt. Voor hen zijn de zogenaamde zwarte- en grijze lijst ontwikkeld, welke terug zijn te vinden in het Burgerlijk Wetboek.

Op de zwarte lijst staan bedingen die sowieso onredelijk bezwarend zijn voor de consument en per definitie vernietigbaar zijn. Op de grijze lijst staan bedingen die vermoed worden onredelijk bezwarend te zijn. In die gevallen is het aan de gebruiker om aan te tonen dat hiervan geen sprake is. Ook een beding dat niet op een van deze twee lijsten staat kan onredelijk bezwarend zijn. In dat geval is het aan de wederpartij om aan te tonen dat het beding onredelijk bezwarend is.

Kort samengevat

Om de AV van toepassing te laten zijn op de desbetreffende klant is het altijd goed om:

1. op iedere offerte/ opdrachtbevestiging te vermelden dat de AV van toepassing zijn; en
2. bij verzending van de offerte/ opdrachtbevestiging de AV als bijlage mee te sturen. Verwijs dan ook in de e-mail dat je je AV als bijlage hebt toegevoegd.

Daarnaast is het goed om de AV ook op de website te plaatsen en te vermelden dat deze daar te vinden en te downloaden zijn.

Heb je AV nodig, of heb je ze (zelf) al laten opstellen en twijfel je na het voorgaande aan de kwaliteit daarvan? Neem dan gerust contact met me op via e-mail: info@legally-smart of telefonisch: 0610408864. Ik zal deze dan geheel vrijblijvend en kosteloos bekijken!