3 tips voor een stevige overeenkomst

Elke ondernemer krijgt te maken met zakelijke relaties. Denk aan: klanten, zakenpartners, leveranciers, (ver)huurders, een boekhouder of een jurist. Van zo’n zakelijke relatie verwacht je ook wat. Er moet een prestatie worden geleverd die uit te drukken is in geldwaarde. That’s how we do business… Maar soms gaat het mis. Dan komt de andere partij de gemaakte afspraken niet na of ontstaat er een meningsverschil over wat er precies is afgesproken.

Mijn taak als jurist bij Legal Light Juristen ziet er mede op toe dat ondernemers zichzelf vroegtijdig kunnen beschermen door duidelijke afspraken te maken. In deze blog geef ik een aantal tips voor hoe je als ondernemer een stevige overeenkomst kunt aangaan met je zakelijke relaties.

TIP #1: Maak schriftelijke afspraken

Een overeenkomst is in beginsel vormvrij, dat betekent dat mondelinge afspraken in veel gevallen bindend zijn voor partijen. Vaak genoeg spreek ik ondernemers die geen contract gebruiken voor hun zakelijke relaties. In dat geval is het meestal lastiger om iemand aan de gemaakte afspraken te houden, omdat er niets is vastgelegd op schrift. De frustratie ontstaat vanaf het moment dat een ‘mondelinge afspraak’ niet worden nageleefd of wanneer de andere partij besluit om de afspraak op zijn of haar eigen manier uit te voeren. Het gevolg is dat je juridisch minder sterk staat, omdat je dan niet goed kunt aantonen wat er precies is afgesproken. Dat is natuurlijk zonde van je tijd en geld… Dus maak duidelijke afspraken op schrift. Dat kan op papier, maar ook via e-mail of WhatsApp.

TIP #2: Schrijf duidelijk op wat je van elkaar verwacht

De verwachtingen van partijen zijn de kern van de overeenkomst. Dit is wat men noemt “de deal”. De vragen die centraal staan, zijn: ”Wat kan ik precies van jou verwachten? En wat kun je van mij verwachten?” Wees bij het formuleren van een afspraak héél specifiek. Een voorbeeld is: “Ik verwacht van jou dat je 734 rode rozen en 135 gele rozen levert op donderdag 27 augustus 2020 om 14.00 in Amsterdam aan het adres Rokin 35, in ruil daarvoor ontvang je van mij €2.200 euro exclusief btw binnen 14 kalenderdagen op het door jou opgegeven bankrekeningnummer.” Zorg ervoor dat er geen ruimte is voor misverstanden over het soort product of dienst, de levertijd, de locatie, de hoogte van de vergoeding, de betaalwijze en de betaaltermijn. Zo kun je elkaar ter verantwoording roepen als er niet wordt gepresteerd naar behoren.

TIP #3: Maak afspraken over de consequenties van het niet nakomen van afspraken

Het is voor niemand leuk om over na te denken, maar er kan altijd iets misgaan. Daarom is het belangrijk om ook afspraken te maken over wat de gevolgen zijn als de andere partij zijn of haar gedeelte van de overeenkomst niet nakomt. Een gevolg kan zijn dat de overeenkomst kan worden beëindigd, omdat een partij weigert te betalen. Dat er geen geld wordt teruggegeven, omdat een partij veel te laat heeft afgezegd. Of dat er een (vervangende) schadevergoeding verschuldigd is vanwege een vertraging.

Kortom: voorkom vervelende juridische conflicten door stevige afspraken te maken en deze vast te leggen in een overeenkomst. Want juridische bescherming zoek je meestal niet vooraf, maar achteraf.

Geschreven door: Nicole Kensdell