Tag Archief van: timemanagement

De zon in… omdat het kan!

Sinds ik koos om voor mezelf te beginnen is het prioriteren een makkie geworden. Want ik heb nu een FOCUS waar je U tegen zegt. Echt! Ik kan mezelf zonder moeite de hele dag vol plezier aan het werk zetten. Ik heb focus. En ik besteed mijn tijd niet meer aan dingen die niet belangrijk zijn voor mij. Ik doe alleen wat echt nodig is en wat ik zelf ontzettend leuk vind. Ik kan mezelf de hele dag bezig houden met stappen maken.

Ik kan me nu prima losmaken van gesprekken die mij teveel afleiden van mijn doelstellingen. Ik rond het gesprek dan eerlijk af en schakel dan – afhankelijk van de focus en concentratie die ik dan heb – soms heel bewust even de social media kanalen uit. Geen tijd voor lange babbels over koetjes en kalfjes… Ik ben dan aan het werk.

En op andere tijden, wanneer het MIJ goed uitkomt, neem ik juist even bewust de tijd voor anderen en dan kijk ik wel of ze tijd hebben of niet.

Ik word niet meer geleefd door de agenda van anderen maar kies mijn eigen pad. Heerlijk! Iedere dag is een feestje! Natuurlijk zijn er dingen die een harde deadline hebben, maar er zijn ook zat dingen die ik helemaal niet hoef te doen, die de agenda van anderen zijn en niet die van mij. De hele dag door komen er verzoeken en vragen binnen van anderen via de e-mail of apps. Ze nodigen me uit voor een workshop, of voor een presentatie of borrel. Ze sturen blogs en willen dat ik hun coachingstrajecten ga volgen. Maar hoeveel raakt mij nou echt persoonlijk of zakelijk? Het meeste is hun agenda en niet de mijne. Ik zie ze binnenkomen en laat het staan. En even later mik het meeste in 1 keer weg. Klik, klik, klik, klik, klik…. Verwijderen. Een enkel bericht kijk ik selectief door. Dat heeft dan met de inhoud te maken of met de persoon die het stuurt. Je kunt wel de hele dag kwijt zijn aan berichten van anderen maar dan kom je toch echt niet meer toe aan het zelf creëren van jouw eigen content. En niet meer toe aan het zelf stappen zetten om jouw eigen doelen te bereiken. Zodra je dat inziet, kun je er wat mee. Elimineren van onnodige acties. Ik werd er steeds beter in. Geen vervuiling in jouw systeem. Je mailbox overzichtelijk. Ik gebruik meerdere e-mailadressen en scheidt zo al reclame van mijn eigen acties. Ik gebruik ook filters en labels. Je Trello/Asana/organizer/bullet journal/mindmap overzichtelijk. Geen meterslange ToDo-lijsten maar een paar punten waar jij je op focust. En alles wat daar niet op aansluit is afleiding en laat je liggen. Eerst jouw eigen doelstellingen afhandelen. En dan moet het van goede huize komen om jouw planning nog te verstoren.

 

Het model van Eisenhower is voor velen handig. Maar draaf daar niet teveel in door als het je teveel tijd kost. Het moet juist sneller gaan. Voor mij werkte het niet. Het koste me juist meer tijd. Maar nu ik focus heb, heb ik dat model niet eens meer nodig. Mijn focus weet al prima wat eerst moet en wat niet. Ik gebruik het alleen bij twijfel. Als ik moet kiezen tussen 2. Maar omdat ik mijn zaken goed bijhoud in Trello is daar eigenlijk al het antwoord op mijn vragen over mijn prioriteiten.

Ook kun je deze vraag gebruiken: “moet ik dit dit nu doen?”
Lees het met de nadruk wisselend:
MOET ik dit nu doen?
moet IK dit nu doen?
moet ik DIT nu doen?
moet ik dit NU doen?
moet ik dit nu DOEN?
Heeeeeel verhelderend werkt deze vind ik zelf. En wat zijn de gevolgen als je iets niet doet? Is het niet erg of juist heel erg? Het helpt jou om prioriteiten te stellen.

Ik was vroeger iemand die alles extreem belangrijk vond en alles dezelfde dag nog gedaan wilde hebben en “bij” wilde zijn. Alle taken gedaan wilde hebben voor ik naar huis ging. Dat werkt niet. Tegenwoordig denk ik: dat heeft allemaal niet zo’n haast. Dat kan volgende week ook wel. Zalig. Zoveel meer rust in mijn hoofd zo. Ik kan mijn werk loslaten en genieten van het leven. En dan later weer vol focus verder aan de slag. Heerlijke combi vind ik dat! Vooruit kijken, goed inplannen, loslaten en genieten!

Het zonnetje schijnt en ik ben eigen baas. Ik kan mijn eigen tijd indelen. En ik kan nu besluiten om de hond uit te laten in het zonnetje. Om even afstand te nemen van mijn werk, mijn hoofd leeg te maken van het zojuist geschreven blog voor op mijn eigen website. En dan kan ik vanavond weer een uurtje creatief door op het meest creatieve moment van de dag. Prima besluit. Mooie manier van prioriteiten stellen. Ik ga de hond aanlijnen en wens jullie een heerlijke dag en wens ook jullie een stralende zon op je mooie vrouwentoetje! Pak die vitamine D!

Heb je moeite met prioriteren of met timemanagement? Ik geef op 27 maart a.s. een uitgebreide workshop TIJD=LEF! Mocht je zin hebben om mee te doen, dan kun je je aanmelden via onderstaande link:

https://www.eventbrite.nl/e/tickets-tijd-lef-44092338371

Trello is zoooo leuk!

Dag mooie sterke Vrouw Op Eigen Benen!

Wat leuk dat je interesse hebt in hetgeen ik doe en deze blog wilt lezen. Super! Ik vind het een eer dat ik je mag inspireren met mijn maandelijkse blogs hier op de site. Deze keer ga ik het over Trello hebben. Maar eerst even iets over mezelf, zodat je weet wie je een jaar lang maandelijks kunt volgen:

Wie ik ben?

Christel Soetekouw, 46 jaar, jarenlang rechterhand van directie en management en ik heb mijn handen overal flink laten wapperen binnen heel diverse soorten bedrijven. Tevens ben ik al eens eerder ZZP-er geweest naast een fulltime baan in loondienst. Nu ben ik sinds kort eigenaar van 2 nieuwe eigen bedrijven en tevens oprichter van een community. Ik zit nooit stil. Ik weet ook altijd wel leuke projecten voor mezelf te bedenken.

 

Verder ben ik moeder van 2 prachtige totaal verschillende dochters van 13 en 15 jaar, mijn zonnetjes in mijn leven. Mijn alles! Ze geven mijn leven een boost. Laten me lachen en gek doen. Ze vrolijken me op als ik even in een dipje zit. Ze bezorgen me regelmatig melige buien. Ze zeggen me tegenwoordig ook duidelijk hoe hun eigen visie over zaken is. Lekker krachtig wordt dat neergezet, zoals dat hoort bij tieners in ontwikkeling. Ze maken me een mooier en beter mens en mijn huis komt tot leven als zij er ook zijn. Ik houd zielsveel van ze! Ik wil dan ook minimaal 100 jaar worden want ik zit vol levenslust en heb nog een lange bucketlist af te werken, ook met mijn meiden.

Ik noem mezelf altijd een bruisend persoontje en een rasoptimist. En ik ben vooruitstrevend. Ik daag mezelf en anderen dagelijks uit om er meer uit te halen. Meer kansen te creëren en ook te pakken. Ik hoor regelmatig terug dat ik hen door mijn enthousiasme inspireer en motiveer zodat ze weer tot actie overgaan. Zo gaaf!

Ik moet nu ook eerlijk zeggen dat ik zelf ook superenthousiast ben over hetgeen ik mee bezig ben. Sinds 2 januari jl. ben ik namelijk bij de Kamer van Koophandel ingeschreven met mijn twee bedrijven: De Business Organizer en  De Timemanager. Daarnaast ben ik dus ook nog oprichter/initiatief nemer van The Dutch Green Community die zich inzet voor een betere en groenere wereld met gezondere luchtkwaliteit, minder zwerfafval, schonere oceanen en meer waardering en respect voor de natuur.

 

Een kwestie van goed prioriteiten stellen en goed timemanagement

“Is dat allemaal niet een beetje veel tegelijk?” denk je dan misschien. Maar nee, het is een kwestie van goed prioriteiten stellen en goed timemanagement. En dat is nou juist waar ik nu vanuit mijn bedrijven de aandacht op richt.

Tuurlijk heb ik ook mijn probleempjes gehad in het verleden. Ik ben ook maar een mens. Maar inmiddels ben ik zoveel wijzer geworden en alles valt nu op z’n plek. Al die ervaringen waren een onderdeel om te komen waar ik nu ben:  Energiek, creatief en happy! Veel focus. Veel goede ideeën en een goed compleet overzicht van wat er nog moet gebeuren. Ik kan voor mezelf zeggen dat ik zaken en privé nu heel lekker in balans heb en ik voel me fantastisch en vrij om mijn dingen te doen.

 

Ik heb veel zelf uitgetest (en dat blijf ik doen)

Afgelopen jaren heb ik veel tijd gestopt in onderzoeken hoe je verschillende methodieken en tools kunt gebruiken en wat voor mij en voor anderen het beste werkt en waarom. Voor de een werkt het anders dan voor de ander. Door een paar jaar lang meerdere systemen tegelijkertijd  uit te proberen heb ik gekeken waar ik me het beste bij voelde. Ook veel gelezen en geluisterd. Besproken. Bestudeerd. En ik ben daardoor grotendeels al overgestapt naar digitaal. Nieuwe ontwikkelingen blijf ik volgen, onderzoeken en implementeren. Digitaal en niet-digitaal.Om iedereen goed te kunnen adviseren en ondersteunen. Want niet iedereen wil/kan  digitaal.

 

En dan nu…  Trello

Here we  go! Hou je vast!

Om te beginnen: Je kunt de Trello app gratis downloaden. Voor de uitgebreidere opties kun je een betaalde versie nemen, maar er is al heeeel veel mogelijk in de gratis versie.  www.trello.com

Wat ik nu zelf het meest gebruik op mijn Android voor het plannen en overzicht zijn: Google Keep, Trello, Google Agenda. Het meest gebruik ik dat vanuit de laptop, dat geeft mij ook meer rust op mijn mobiel. Ik heb in 2018  geen papieren agenda meer in gebruik, geen enkele agenda voldeed  goed aan mijn behoeften. Ik ben wat dat betreft inmiddels volledig op digitaal overgestapt. Wat heerlijk als je je acties vanuit Trello kunt koppelen naar je online agenda. Reminders kunt instellen die je wijzen op een deadline die over een paar dagen plaatsvindt. Boards onderling met elkaar kunt verbinden. Informatie van het ene board naar een ander board kunt overzetten als je daar behoefte aan hebt. Er een leuke achtergrond bij kunt kiezen per board om het naar je smaak te maken.

Ieder board kreeg van mij een andere achtergrond die ik daar fijn bij vond passen. Behalve  voor mijn klanten, dat heb ik expres gedaan. Het is nu een praktisch onderdeel van mijn werkwijze  geworden. Mijn hoofd is “leeg”, alles zit in Trello. (Alleen de boodschappenlijsten doe ik in Google Keep, die gekoppeld staan aan de winkels waar ik ze wil halen met een reminder op de mobiel zodra ik er in de buurt kom dat ik weet wat ik daar moet halen en ze kan afvinken op de checklist.) Dit is een overzicht van een deel van mijn Trello –boards:

Overzicht en rust

Wat voor mij de grootste reden is dat ik Trello gebruik: overzicht en rust. Ik kan nu heel gericht en met focus werken aan een specifiek onderdeel in mijn privé of werk. Zonder de rest van de acties te zien tenzij ik daar zelf voor kies. Ik heb bijv. nu verschillende bedrijven en voor ieder bedrijf dus ook een eigen board aangemaakt. Zie hierboven. Daar staan acties in en content die interessant is om in blogs of workshops te gebruiken. Zaken die ik nog wil lezen of uitzoeken of nog moet regelen. Notities van seminars en webinars die ik geplaatst heb onder de categorie waar het onder valt. Daarnaast ben ik bezig met het uitwerken van workshops en online trainingen. Ook hiervoor heb ik een apart board aangemaakt.  Zaken die ik nu voor klanten uitwerk?
Per project/klant maak ik nu een apart board aan met daarin verschillende lijsten die van toepassing zijn voor die klant. Ik heb nu ook een board Vrouw op Eigen Benen aangemaakt waar ik alles m.b.t. de gastblogs bijhoud. De ideeën, de content die ik erin zou kunnen noemen, de status van de acties. Het delen naderhand naar social media. De checks daarop. Ik kan zo in 1 oogopslag zien wat er met een blog is gedaan en nog niet. Waar een nieuwe deadline zit en waar ik vast vooruit kan werken. Ze staan allemaal al in Trello ingevoerd en gekoppeld naar de agenda. En doordat dit maandelijks is, kan ik ook werken met terugkerende acties . Handy toch? Ook kan ik in Trello een content calender zien.

Op de momenten dat ik even niet wil werken aan deze projecten, zit ik dus niet op de boards in Trello. Tot ik in mijn gmail inbox een reminder krijg vanuit Google Calender, aangestuurd door een actie in Trello, van iets dat ik heb gepland. Of dat ik weer nieuwe content zie langskomen op bijv. YouTube en ik die wil toevoegen. Dan open ik het board en ga ik de acties aanpakken en het board weer bijwerken. Of als ik tijd over heb en denk: laat ik even kijken wat ik nog extra kan doen om mijn doelen te bereiken. Niets op tv? Altijd wel wat te doen. Gelijk in beeld op je boards. Tijdbesparend. Marketing, Sales, branding, websitezaken? Lange termijn planning? Contentplanning? Alles kan ik nu heerlijk overzichtelijk in Trello kwijt en die boards heb ik gekoppeld naar mijn Google Agenda. Samenwerken met een ander op afstand? Ook dat kan in Trello en een board delen met een of meer andere(n).

 

Ook privé makkelijk

Ik gebruik het zakelijk en privé. Doelen privé staan overzichtelijk op een apart board  met daarop verschillende lijsten i.v.m. de verschillende categoriën waar ik het in onderverdeeld heb. Zo heb ik bijvoorbeeld een lijst “Home”met dingen die ik aan mijn huis nog moet doen zoals bijvoorbeeld kapotte dingen vervangen, een lampje kopen, een wand verven, iets wegbrengen, iets te koop zetten online, etc. Allemaal dingen die samenhangen met mijn huis.

Maar stel dat je een kookliefhebber bent, dan kun je dus ook een apart board maken met “Recepten”. En dan zo’n board bijvoorbeeld indelen met lijsten als “ontbijt”, lunch, tussendoortjes, deserts, diners.

Maar ook het “Huishouden” kun je in Trello overzichtelijk maken en indelen, zodat de dingen die je niet wekelijks of dagelijks doet niet uit beeld verdwijnen. Je kunt ook in je huishouden werken met checklists die je kunt afvinken.

Of bijvoorbeeld straks voor de zomervakantie. Als je daar veel voor moet regelen of jaarlijks problemen hebt. Maak een board met lijsten die passen bij jou. “Vervoer”, “Excursies”, “Inentingen”, “Meenemen”… en “Nog kopen” (bijvoorbeeld een passende bikini of zwembroek).

Maar ook doelen die met mijn kinderen samenhangen hebben bij mij een eigen lijst op mijn persoonlijke goals board. En mijn zelfontwikkeling. Boeken die ik nog wil lezen staan in een checklist op een kaartje in de lijst Zelfontwikkeling. Maar je kunt ook leuke ideeën kwijt in een lijst Ontspanning voor als je eens tijd hebt. Of bijvoorbeeld je terugkerende kosten, incasso’s en lopende abonnementen in beeld houden en er deadlines aanhangen wanneer je iets moet opzeggen en die weer koppelen naar je online agenda zodat je een reminder krijgt.

Alles is onderverdeeld en overzichtelijk. Snel bereikbaar. En je kunt er ook een zoekfunctie in gebruiken.

Dan gaan we nu naar The  Big Picture, heel handig voor ondernemers.

 

The Big Picture

Zakelijk kun je ook een board maken met je doelen. The Big Picture. Wat is hetgeen je over 3 jaar bereikt wilt hebben? En wat is je planning voor over 2 jaar, en dit jaar? Bijvoorbeeld: hoeveel omzet wil je genereren in 2018? Ter inspiratie bijgaande afbeelding:

 

Voor ieder jaar een aparte lijst en per lijst voor ieder kwartaal een kaart wat je wilt bereiken. Het blijft natuurlijk een actieve  lijst waarin aangepast mag worden. Je bedrijf of prive staat niet stil en dus pas je je lijst ook aan zodat het aansluit bij de groei die je wilt maken. En zo werk je vanuit The Big Picture toe naar je wekelijkse planning en kun je dit dus opnemen zodat je op schema blijft om je eigen doelen ook op langere termijn te halen. Je gaat dus iets wat nu nog heel groot is en een grote uitdaging voor jezelf is, waar je misschien enorm tegenop kijkt, in kleine stapjes bereiken. En door dit goed in te delen voor jezelf, iets dat bij jou past maar waarbij je jezelf wel uitdaagt om tempo te maken, kun je al die doelen bereiken. Je kunt het desbetreffende board op ieder gewenst moment openen en je ziet gelijk waar je bent. Je kunt er notities en checklists in gebruiken. En zo per dag, per week, per maand, per kwartaal of per jaar afvinken welke taken je hebt gedaan, nieuwe subtaken toevoegen, opmerkingen toevoegen, maar ook een vraag stellen aan een teammember op dat board en zo via opmerkingen elkaar op de hoogte houden en/of de status aanpassen. Etc.

 

Nog meer zakelijke mogelijkheden

Je kunt Trello zakelijk ook als kennisbank gebruiken binnen je bedrijf en zo  nieuwe relevante informatie  delen met teammembers,  of bijv. voor het praktisch inwerken van nieuw personeel. Dit is zeer tijdbesparend. Mits je het praktisch indeelt natuurlijk. Ook voor bijv. je marketingplan, je bedrijfsplan, hoe je alles commercieel, financieel, technisch, logistiek aanpakt, afspraken die daarvoor bestaan, zaken m.b.t. branding, marketing, derving, relatiebeheer, inhuur personeel, autohuur, abonnementen, sales, omzet, het kan allemaal in Trello gezet worden als board, lijst of label. Ik heb hier heel veel soorten tips voor die ik op maat voor jou kan opzetten.

Relevante werkdocumenten kunnen vanuit bijv. Word, Excel, YouTube etc. ook gekoppeld worden naar Trello. Je kunt er ook links inhangen naar je e-mailbox, dat gebruik ik zelf veel. Dat scheelt zo ook weer zoeken als ik vanuit Trello werk en dan gelijk via een link in het juiste document kan komen. Dat scheelt! Ook kun je er afbeeldingen in plakken, zodat je snel weet wat er in staat. Handig als je visueel bent ingesteld. Hierin kan ik dus lekker met je meedenken en je helpen om dit voor je op te zetten.

 

De  Sprintlijst

Wat ik ook gebruik is de methode van Scrum waar ze een sprintlijst hanteren. Dat houdt in: een board met korte termijn acties. Daarin een aantal lijsten met van links naar rechts  To Do (Soon), Sprint (Today), Morgen (Tomorrow), This week en de lijst Done. De taak schuift van links naar rechts. Als je de taak hebt gedaan eindigt hij dus meest rechts in de lijst Done,  zodat je aan het eind van de week ook even kunt zien wat je eigenlijk allemaal in die week bereikt hebt. Daar mag je dan even blij bij stilstaan. Deze methode geeft je goede focus en zorgt voor minder uitstelgedrag.

Op de sprintlijst kun je natuurlijk nog een extra lijst toevoegen als je dat prettig vindt al raad ik aan om het zoveel mogelijk bij het origineel te houden. Zodat je zoveel mogelijk overzicht hebt op 1 scherm en geen vervuiling krijgt. Ook hier heb ik praktische tips hoe je bijvoorbeeld extra lijsten kunt toevoegen en efficiënt kunt werken met de labels. Deze tips kun je binnenkort ontvangen in mijn e-book. Deze ga ik proberen deze week nog afronden. Het wordt een gratis weggevertje. Meer hierover volgt nog deze week.

Kun je me nog volgen? Of zie je door de bomen het bos even niet meer? Ik gelukkig nog wel hoor. Ik wil jou dan ook heel graag verder helpen om het zo simpel en overzichtelijk mogelijk voor jou op te zetten, zodat het voor jou heel praktisch, logisch en daardoor ook heel lekker werkbaar is. Zodat je na de implementatie heel overzichtelijk wat boards op maat voor je ziet en je direct weet op welk board en op welke lijst op dat board je moet zijn. Alles wijst dan zichzelf. Dus mijn e-book is straks zeker een aanrader.

Hopelijk ben je wat inspiratie en motivatie rijker nu.

In februari weer een lekkere blog, dan gaan we het hebben over opruimen, zowel zakelijk als privé. Ben je er dan ook weer?

Volg mij ook op mijn Facebook: https://www.facebook.com/DeTimemanager/ voor meer leuke tips.

Voor meer info over De Business Organizer: https://www.debusinessorganizer.nl